Privacy statement

1. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw gegevens?
In deze privacyverklaring beschrijft Pon’s Automobielhandel B.V. (hierna: “Volkswagen Bedrijfswagens” of “wij”), in Nederland exclusief vertegenwoordiger van Volkswagen AG, hoe zij als verwerkingsverantwoordelijke met jouw persoonsgegevens omgaat. Wij zijn verbonden aan Pon Holdings B.V. ("Pon").

Wanneer je solliciteert bij ons dan verwerken wij jouw gegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring: https://jobsatpon.com/privacy-statement/.

2. Wat is een persoonsgegeven?
Informatie waarmee wij een natuurlijk persoon kunnen identificeren, is een persoonsgegeven, bijvoorbeeld jouw naam of e-mailadres. Of deze informatie als een persoonsgegeven moet worden gekwalificeerd, hangt bijvoorbeeld af van of Volkswagen Bedrijfswagens beschikt over wettige middelen waarvan redelijkerwijs mag worden aangenomen dat wij deze inzetten om een natuurlijk persoon te identificeren. Zo beschouwen wij jouw kenteken en chassisnummer bijvoorbeeld ook als een persoonsgegeven.

3. Persoonsgegevens die wij verwerken
Wij verwerken persoonsgegevens over jou omdat jij gegevens zelf aan ons verstrekt bij het aangaan van een overeenkomst met ons of een van onze dealers of servicepartners. Wanneer je gebruik maakt van onze diensten kunnen wij bepaalde gegevens over jou vastleggen, bijvoorbeeld jouw interesses en communicatievoorkeuren. Hieronder volgt meer toelichting.

A. Gegevens door jou aan ons verstrekt
Als je met Volkswagen Bedrijfswagens een overeenkomst aangaat, kunnen wij de volgende persoonsgegevens van jou nodig hebben:

• naam en adres
• contactgegevens (telefoonnummers, e-mailadressen)
• geboortedatum
• geslacht
• klantnummer(s)
• rijbewijsnummer
• jouw voorkeur voor dealer of servicepartner
• financiële gegevens (bankrekeninginformatie, offertes, facturen).

Daarnaast verwerkt Volkswagen Bedrijfswagens in het kader van de uitvoering van een overeenkomst met jou of het verlenen van een dienst aan jou de volgende gegevens die als persoonsgegevens kunnen kwalificeren:

• kenteken van jouw voertuig;
• chassisnummer en model van jouw voertuig;
• technische gegevens van jouw voertuig;
• onderhoudshistorie van jouw voertuig;
• eigendomshistorie van jouw voertuig (tenaamstellingsgegevens);
• andere gegevens relevant voor de betreffende overeenkomst.

B. Gegevens over jouw gebruik van onze diensten en/of producten
Als je gebruik maakt van diensten van Volkswagen Bedrijfswagens of op een andere manier contact hebt met ons, verwerken wij in het kader van onze dienstverlening – afhankelijk van het precieze gebruik dat jij ervan maakt – de volgende gegevens die als persoonsgegevens kunnen worden gezien:

• Gegevens die jij verstrekt bij het gebruik van ons online klantenportaal Mijn Volkswagen Bedrijfswagens, zoals naam, adres, contactgegevens, communicatievoorkeuren en inloggegevens. Hieronder vallen ook de gegevens die jij aan ons doorgeeft en wij mogelijk verstrekken aan derden voor bijvoorbeeld het aanvragen van een offerte, het maken en bewaren van een online configuratie, het plannen van een proefrit of een werkplaatsafspraak. Voor beheerdoeleinden kunnen wij met behulp van logbestanden bijhouden wanneer je hebt ingelogd en bijvoorbeeld wat je hebt aangepast.
• Bij het plannen van een proefrit hebben wij jouw rijbewijsnummer en geboortedatum nodig zodat wij kunnen borgen dat je bevoegd bent om het voertuig te besturen. Om je identiteit te verifiëren en de geldigheid van jouw rijbevoegdheid vast te stellen wordt door ons mogelijk een validatie gedaan bij het RDC (onderdeel van BOVAG).
• Voertuigen van de aan Pon gelieerde merken kunnen aan jouw klantprofiel gekoppeld worden. Deze koppeling kan op meerdere manieren tot stand komen, bijvoorbeeld omdat jij dit zelf aan ons doorgeeft via het klantenportaal, of omdat een dealer, servicepartner of aan ons gelieerde financiële dienstverlener dit aan ons doorgeeft. De ontkoppeling van het voertuig van jouw klantprofiel vindt automatisch plaats wanneer wij een tenaamstellingswisseling (1b) doorkrijgen van het RDW. Ook kun je het voertuig zelf ontkoppelen van jouw profiel door dit aan te geven in het online klantenportaal of via de klantenservice.
• Gegevens die betrekking hebben op jouw randapparatuur, zoals een MAC-adres, IP-adres of ander nummer.
• Gegevens die wij verbinden aan bepaalde patronen, zoals een status in het profiel dat wij over jou opstellen aan de hand van jouw consumptiegedrag, bijvoorbeeld de frequentie waarmee je een aankoop doet of dienst afneemt.
• Surfgedrag, vastgesteld aan de hand van onze eigen observaties bijvoorbeeld met behulp van cookies of soortgelijke technieken (zie ook artikel 9 van deze privacyverklaring).
• Klanttevredenheidsgegevens en gegevens over jouw gebruik van onze klantenservice. Hieronder vallen ingezonden brieven en e-mails, online chatsessies maar ook telefoongesprekken die je met ons voert en die kunnen worden opgenomen voor trainingsdoeleinden van onze medewerkers. Online chatsessies kunnen mogelijk aan jouw klantprofiel gekoppeld worden indien je hiervoor toestemming geeft.

C. Gegevens die wij ontvangen van bij ons aangesloten dealers, servicepartners of andere businesspartners
In sommige gevallen ontvangen wij jouw persoonsgegevens van derden om onze of een gezamenlijke dienstverlening mogelijk te kunnen maken. De partijen waarvan wij gegevens ontvangen zijn:

• Dealers en servicepartners: jouw naam en contactgegevens, zoals adres, telefoonnummer, e-mailadres, klantnummer; en gebruiks- en voertuiggegevens zoals: afgenomen (onderhouds)diensten, kenteken, chassisnummer, tenaamstelling voertuig, onderhoudsgegevens en communicatievoorkeuren. Wij gebruiken deze gegevens voor de volgende doeleinden:
  - om overeengekomen (onderhouds)diensten en producten te kunnen leveren,
  - indien nodig te herroepen en tegemoet te komen aan jouw verzoeken;
  - om onze dienstverlening te analyseren en te optimaliseren, ook door jouw gegevens te combineren met andere relevante gegevens; en
  - voor (direct) marketing- en verkoopdoeleinden.
• Volkswagen AG als fabrikant van jouw voertuig: e-mailadres en/of authenticatietoken vanuit jouw Volkswagen Bedrijfswagens ID zodat je bij ons veilig kunt inloggen op het online klantenportaal Mijn Volkswagen Bedrijfswagens. Overige gegevens ontvangen wij mogelijk ook maar alleen als je daar bij Volkswagen AG toestemming voor hebt gegeven.
• Dienst Wegverkeer (RDW): naam, adres, kenteken, chassisnummer, tenaamstelling wijziging (1b). Jouw naam en adres verkrijgen wij alleen wanneer sprake is van een herroeping van een voertuig op basis van een wettelijke verplichting. Veelal gaat het dan om verplichte reparaties/updates die noodzakelijk zijn om verkeersveiligheid te borgen.
• EDM B.V.: naam, straat, postcode en woonplaats. Deze gegevens worden gebruikt voor datakwaliteitsdoeleinden om jouw gegevens zo up-to-date mogelijk te houden en om jouw gegevens actief te verwijderen uit onze systemen om bijvoorbeeld ongewenste communicatie te voorkomen.
• Smart Profile B.V. en Graydon Nederland B.V.: naam en functie van contactpersoon en naam organisatie. Deze gegevens worden gebruikt voor datakwaliteitsdoeleinden om jouw gegevens zo up-to-date mogelijk te houden. Ook kunnen deze gegevens gebruikt worden voor marketing- en verkoopdoeleinden.

4. Geen verwerking van gegevens van personen jonger dan 16 jaar
Wij hebben niet de intentie gegevens te verzamelen van personen/websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar. Wij raden ouders aan betrokken te zijn bij de (online) activiteiten van hun kinderen om zo te voorkomen dat Volkswagen Bedrijfswagens hun persoonsgegevens verwerkt.

5. Verwerking: grondslagen en gerechtvaardigde belangen 
De verwerking van persoonsgegevens door Volkswagen Bedrijfswagens vindt plaats op basis van de volgende grondslagen uit artikel 6 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG): 

• Toestemming van jou
• Uitvoering van een overeenkomst met jou
• Wettelijke verplichting
• Gerechtvaardigd belang van Volkswagen Bedrijfswagens of een derde

Gerechtvaardigde belangen zijn onder andere: marketing, reclame, (IT-) beveiliging, preventie van fraude of andere criminele activiteiten, IT-beheer, onderzoek en analyse naar eigen producten of diensten, bedrijfshuishouding, juridische zaken en intern beheer.

6. Doeleinden voor het verwerken van persoonsgegevens
Volkswagen Bedrijfswagens gebruikt jouw persoonsgegevens voor de hieronder genoemde doeleinden. Het cijfer achter ieder doel correspondeert met de grondslag genoemd in artikel 5 van deze privacyverklaring:

• Om jou onze diensten en producten te kunnen leveren, inclusief het afhandelen van bestellingen, het verwerken in financiële administraties en logistieke afhandeling [grondslag: 2].
• Het bieden van klantenservice inclusief service rondom het kopen van diensten en producten, het afhandelen van klachten en verzoeken, het vervullen van garantieverplichtingen of productherroepingen voor onze eigen dienstverlening en die van dealers of servicepartners. Wanneer sprake is van een productherroeping in opdracht van het RDW dan verkrijgen wij jouw gegevens van het RDW en gebruiken wij deze alleen voor dit doel en op basis van de grondslag wettelijke verplichting [grondslag: 2, 3 of 4].
• Het opbouwen en onderhouden van de klantrelatie met jou inclusief het onderhouden van een directe relatie tussen Volkswagen Bedrijfswagens Bedrijfswagens, dealers, servicepartners en aanverwante financiële dienstverleners, onder meer voor commerciële doeleinden bijvoorbeeld om proactief contact met jou op te nemen in het kader van voertuiggebreken of -storingen of om serviceafspraken te plannen inclusief het mogelijk maken van pechhulpservices [grondslag: 2 of 4].